IVR Interactive Voice Response | 4 Segreti Per un Menu Efficace

Una delle funzionalità più apprezzate di Belfabriek è IVR interactive voice response, il nostro sistema di menu digitaleautomatizzato tramite comandi vocali o input da tastiera. Questa tecnologia è fondamentale per un servizio clienti efficiente.

In qualità di chiamanti, tutti ci siamo imbattuti in reception virtuali, ma cosa serve per creare un menu telefonico davvero amichevole e apprezzato dai chiamanti?

In questo articolo vi mostreremo 4 modi per progettare un sistema telefonico efficace e a misura di cliente, garantendo semplicità, velocità e professionalità.

Interactive voice response: L'importanza di un menu telefonico ben progettato

Che si tratti di una banca, un servizio pubblico, o di attività come ristoranti, bar o hotel, il menu digitale aziendale è essenziale per inoltrare i clienti al reparto giusto.

Tuttavia, non tutti i menu telefonici di aziende offrono un customer experience piacevole: la complessità o la lentezza di un contact center o call center possono compromettere l’impressione generale dell’azienda.

Un sistema IVR ben progettato può essere particolarmente utile per le aziende, permettendo di includere dettagli come orari di apertura. L'implementazione di sistemi IVR ottimizzati migliora notevolmente la qualità del servizio clienti.

Un menu telefonico efficiente e amichevole è una componente fondamentale per creare un’ esperienza positiva e fidelizzare i clienti, indirizzandoli al reparto corretto.

4 segreti per un menu telefonico IVR efficace

Per le chiamate in entrata, un menu IVR (Interactive Voice Response) garantisce un customer experience dinamica e flessibile:

1. Mantenete il menu “piatto” e semplice

Un menu o sistema di risposta vocale telefonico troppo complesso rischia di confondere i chiamanti.

Consiglio:

• Impostate un menu digitale con un unico livello e massimo 5 opzioni principali.

• Evitate menu multilivello, che costringono i clienti a navigare tra troppe opzioni.

Esempio:
✅ "Premere 1 per vendite, 2 per assistenza clienti."
❌ "Premere 1 per il reparto vendite, poi scegliere tra opzioni aggiuntive."

Un menu semplice aiuta i clienti a raggiungere rapidamente ciò di cui hanno bisogno.

2. Annunci brevi e chiari

I clienti apprezzano la chiarezza e la velocità. Utilizzate frasi concise per descrivere le opzioni.

Consiglio:

• Preferite messaggi brevi come "Premere 1 per vendite" invece di "Premere 1 per parlare con il nostro reparto vendite e ricevere supporto dedicato".

Questo approccio mostra rispetto per il tempo dei clienti, migliorando la loro percezione del customer service.

3. Messaggi di benvenuto diretti

L’epoca dei lunghi messaggi di benvenuto è superata. I clienti vogliono entrare subito in contatto con la vostra azienda, senza dover ascoltare introduzioni inutili.

Consiglio:

• Scegliete un saluto breve, come: "Benvenuti in [Nome Azienda], selezionate un’opzione per continuare."

• Consentite ai clienti di premere un tasto durante il messaggio per accedere immediatamente al menu, evitando attese non necessarie.

4. Voce professionale per un tocco di qualità

Un tono di voce professionale può fare la differenza nella percezione del vostro servizio telefonico.

Consiglio:

• Affidatevi al nostro assistente text-to-speech per creare messaggi chiari e professionali che rispecchino al meglio l'immagine della vostra azienda!

Gestione del menu con Belfabriek

Con Belfabriek, avete il controllo completo del vostro numero gratuito o a tariffa premium. Grazie a una piattaforma online intuitiva e a un’app dedicata, potete:

• Apportare modifiche in tempo reale al vostro menu.

• Attivare funzionalità come code di chiamata e supporto multilingue.

• Personalizzare messaggi e impostazioni per adattarli alle vostre esigenze aziendali.

Per maggiori dettagli o per configurare il vostro centralino virtuale, contattate Belfabriek: siamo a vostra disposizione per aiutarvi a creare un menu telefonico IVR su misura.