Impostare Servizio Telefonico: Come Creare il Servizio Perfetto per Un Negozio Online

Avete lanciato il vostro negozio online, le scorte sono pronte e il processo di consegna ha superato ogni prova. Forse sono arrivati anche i primi ordini. Ma avete pensato a come gestire il contatto con i clienti offline?

Non tutti i clienti del vostro negozio online vogliono comunicare esclusivamente tramite e-mail, moduli online o chat. I clienti devono sapere che dietro la vetrina del vostro negozio digitale ci sono persone reali.

Per molti visitatori, la mancanza di un numero di telefono diretto potrebbe rappresentare un motivo sufficiente per abbandonare il vostro negozio online tanto rapidamente quanto vi sono arrivati. Questo significa perdere potenziali clienti e, di conseguenza, fatturato!

Inserendo semplicemente un numero di telefono sul vostro sito web, potrete evitare di perdere questi clienti. Un numero di telefono offre alle persone l’opportunità di porre domande a cui il vostro sito potrebbe non rispondere e consente loro di vivere un’esperienza più personale con la vostra azienda.

Comprendiamo però le vostre preoccupazioni.

Rispondere alle telefonate non deve andare a scapito della vostra produttività. Soprattutto quando si è agli inizi come negozio online, è fondamentale bilanciare il contatto con i clienti e le altre attività importanti.

Come fare, quindi, senza dover investire in nuovi telefoni, centralini o reti?

In questo articolo vi mostreremo esattamente questo!

Prima di affrontare come impostare un servizio telefonico di assistenza clienti perfetto per un negozio online, è fondamentale esaminare le condizioni che lo rendono davvero efficace.

• Quando l'assistenza clienti telefonica può essere considerata eccellente?

• È possibile definirla con precisione?

• Quali sono gli elementi chiave?

• È un aspetto misurabile?

E, al contrario: cosa porta al fallimento del customer care? Come possiamo prevenire che ciò accada?

Di seguito, abbiamo elencato i problemi più comuni che affliggono il servizio clienti telefonico, come risolverli facilmente e quali sono i requisiti essenziali per offrire un servizio telefonico di alta qualità.

Raggiungibilità perfetta

La linea del vostro servizio clienti deve essere sempre accessibile. Chi chiama deve poter parlare con una persona reale. Tuttavia, in una piccola organizzazione, non siete sempre alla scrivania: tra fornitori, ordini e contabilità, è facile perdere chiamate.

Per garantire la piena raggiungibilità, configurate il vostro numero per ricevere chiamate ovunque, che sia su un telefono fisso o un cellulare. Man mano che la vostra azienda cresce, potreste aver bisogno di collegare i clienti ai vostri collaboratori, anche in sedi diverse.

Un numero verde o nazionale è ideale in questi casi: un numero virtuale che reindirizza le chiamate a qualsiasi telefono scelto, con la possibilità di aggiornare le impostazioni in tempo reale.

Un aspetto professionale

Come un sito web professionale ispira fiducia, anche il servizio clienti telefonico deve farlo. Accogliete i clienti con un messaggio preregistrato personalizzato (tramite il nostro bot vocale), offrite opzioni per metterli in coda o reindirizzarli a una segreteria digitale per essere richiamati.

Un sistema IVR (Interactive Voice Response) consente di configurare funzioni avanzate, modificabili in qualsiasi momento, per adattarsi alle vostre esigenze.

Migliorare con le statistiche

Monitorate le performance del servizio clienti come fate con il vostro sito. Sapere chi chiama, quando e quanto attendono può aiutare a migliorare l’esperienza del cliente. Statistiche visive in tempo reale e rapporti giornalieri sono strumenti preziosi per ottimizzare il servizio.

Controllo totale, ovunque

Essere imprenditori significa reagire velocemente. Un sistema online o un’app mobile che consente di modificare le impostazioni del numero in tempo reale vi garantisce un servizio sempre perfetto, ovunque siate.

Come registrare un numero di telefono?

Per offrire un servizio clienti telefonico efficiente, è essenziale registrare e configurare il numero giusto. Ecco come fare:

1. Scegliere il numero di telefono

Il primo passo è decidere che tipo di numero è più adatto alla tua attività. Ecco le opzioni:

• Numero verde (freephone): Gratuito per chi chiama, ideale per aumentare le chiamate dei clienti e convertire le richieste in vendite. Il numero verde è perfetto per aziende che vogliono dare la massima attenzione al cliente.

• Numero nazionale: Non legato a una regione, offre la stessa tariffa di una chiamata locale, anche se il cliente chiama da una zona diversa. È un buon compromesso tra il numero verde e quello locale.

• Numero locale: Associato a una specifica area geografica. Un numero locale è utile per negozi che si concentrano su un mercato locale. Tieni presente che le chiamate internazionali potrebbero avere costi più alti. In alcuni paesi, le tariffe delle chiamate locali e nazionali possono variare notevolmente.

Belfabriek offre numeri verdi, nazionali e locali in molti paesi.Se il vostro paese non è presente nell'elenco, non esitate a contattarci: sarà molto probabilmente possibile fornirvi un numero anche nella vostra area.

La registrazione di un numero richiede solo pochi minuti, e i numeri vengono assegnati in base all'ordine di richiesta. Non aspettate troppo per registrare il vostro numero!

2. Registrazione e configurazione

Dopo aver scelto il numero, registralo rapidamente attraverso il nostro portale. Una volta registrato, puoi configurarlo facilmente tramite il nostro sistema IVR (Interactive Voice Response), che offre molte funzionalità personalizzabili:

• Messaggio di benvenuto: Personalizza un saluto iniziale (messaggio di benvenuto) per i chiamanti. Può essere registrato da te o da un doppiatore professionista.

• Messaggio fuori orario: Informate i clienti sugli orari di apertura e offrite un'alternativa di contatto. Le chiamate ricevute al di fuori degli orari di apertura possono essere indirizzate alla segreteria telefonica. Il messaggio verrà inviato via e-mail come file audio, con tutti i dettagli della chiamata inclusi nel corpo del messaggio.

• Receptionist virtuale: Organizza le chiamate in arrivo in base a menu specifici. Per esempio, "Premere 1 per ordini, 2 per informazioni sulla consegna, 3 per fatturazione."

• Altre funzioni: Sono disponibili molte altre funzioni che puoi attivare e configurare. Consulta la nostra sezione dedicata alle funzionalità per scoprire quelle che ti aiuteranno a creare il servizio clienti ideale per il tuo negozio online. Tutte le opzioni e le funzionalità sono facilmente accessibili tramite la dashboard online e la nostra app per smartphone.

3. Lancio del servizio

Una volta configurato il numero, includilo nel tuo sito web, nelle firme delle email e in altre comunicazioni scritte. Puoi anche gestire le chiamate in entrata su più dispositivi o filiali, garantendo un servizio continuo e di alta qualità per i tuoi clienti.

4. Crescita e adattamento

Man mano che il tuo negozio cresce, puoi aggiungere nuove funzionalità o distribuire le chiamate su più interni per gestire un volume maggiore. Il sistema è scalabile e facilmente adattabile alle esigenze della tua attività.

Inizia oggi stesso con un numero di telefono virtuale per il tuo servizio clienti! Se hai bisogno di assistenza, siamo qui per aiutarti.

Configura il tuo team telefonico con un numero di telefono di prova.

Compila il modulo sottostante e il tuo numero di telefono sarà attivo in pochi minuti.

Configurazione del servizio telefonico

Impostazioni di base

Per una gestione ottimale del servizio telefonico, è fondamentale configurare correttamente il numero e le funzionalità principali. Accedi alle impostazioni del tuo telefono nella sezione "Servizio" per attivare o disattivare opzioni come la chiamata in attesa e la segreteria telefonica. Queste opzioni ti permettono di personalizzare l’esperienza, migliorando l’efficienza del servizio.

Alcune personalizzazioni aggiuntive includono l'impostazione della musica d’attesa o l’attivazione della risposta automatica per garantire che nessuna chiamata venga persa.

Gestione delle chiamate

Trasferimento e filtraggio

Gestisci facilmente le chiamate trasferendole a numeri alternativi in caso di assenza. Ad esempio, puoi inoltrarle a un collega o a un altro numero. Il filtraggio delle chiamate, invece, permette di bloccare numeri sconosciuti o indesiderati, ottimizzando il flusso di lavoro e riducendo le interruzioni.

Ottimizzazione del servizio

Per garantire un servizio clienti eccellente, puoi ottimizzare vari aspetti del sistema telefonico, come la qualità della voce e i tempi di attesa. Attivando risposte automatiche o aumentando il numero di operatori nelle ore di punta, migliorerai l’esperienza complessiva del cliente. Queste modifiche sono facili da applicare tramite le impostazioni o il pannello di controllo online.

Un servizio telefonico ottimizzato non solo facilita l’interazione, ma contribuisce a una reputazione positiva del tuo business!